Các hình thức thông báo tri ân khách hàng cho công ty đạt hiệu quả cao

Tri ân khách hàng là một trong những sự kiện quan trọng của mỗi công ty, doanh nghiệp. Có rất nhiều cách để doanh nghiệp có thể thông báo chương trình đến mọi người như gửi thư, gửi email hay đăng thông tin lên các mạng xã hội. Sau đây, Trái Cây Vuông Tròn sẽ gợi ý cho bạn một số mẫu thông báo chương trình tri ân dành cho khách hàng thường được sử dụng nhiều nhất hiện nay.

1.Khái niệm và ý nghĩa của mẫu thông báo chương trình tri ân khách hàng?

Khái niệm “thông báo chương trình tri ân khách hàng”

Trong quá trình hoạt động, để gửi lời cảm ơn tới những khách hàng thân thiết đã trung thành ủng hộ công ty. Thông thường doanh nghiệp sẽ gửi văn bản dạng thông báo, trong đó sẽ có những thông tin và lời mời khách hàng tới dự những chương trình nội bộ, văn nghệ, giao lưu. Văn bản này có thể được gọi tên là “Thông báo tri ân khách hàng”.

Mẫu thông báo tri ân dành cho khách hàng gồm những nội dung cơ bản như sau:

• Tên chương trình: Tên chương trình tri ân thường được đặt ở đầu thông báo hoặc sau phần lý do tri ân. Có thể đặt tên chương trình theo mẫu sau: Khuyến mãi/Tri ân + Mốc thời gian + Tên công ty. Ví dụ như: Tưng bừng tri ân 10 năm, quà sang tặng khách cùng Trái Cây Vuông Tròn.

• Lý do và mục đích tổ chức chương trình: Đây là cơ hội để nói lời cảm ơn khách hàng đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian qua.
• Các chương trình ưu đãi trong thời gian tri ân dành cho khách hàng: các công ty có thể áp dụng nhiều chương trình khuyến mại giảm giá sốc, mua 1 tặng 1, bốc thăm trúng thưởng hay có mức ưu đãi/chiết khấu cho khách hàng…
• Điều kiện áp dụng chương trình: ví dụ như thời gian áp dụng chương trình, áp dụng tại một số cơ sở nhất định hay toàn bộ hệ thống…
• Thông tin liên hệ của doanh nghiệp: bao gồm email, số điện thoại liên hệ trong trường hợp khách hàng có phản hồi hoặc thắc mắc.

Ý nghĩa mẫu thông báo Tri ân khách hàng

Mọi ấn phẩm của doanh nghiệp bao gồm cả mẫu thông báo tri ân dành cho khách hàng đều sẽ được coi là một công cụ hữu ích để giúp doanh nghiệp đó quảng bá thương hiệu của mình trên thị trường.

Đặc biệt là trong xu thế hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thông qua những mẫu thông báo tri ân KH để giới thiệu sản phẩm, kích thích nhu cầu mua sắm của khách hàng. Một mẫu thông báo đúng chuẩn sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa các chi phí quảng cáo, giúp giữ chân và cảm ơn những khách hàng thân thiết.

Thời gian hợp lý để gửi mẫu thông báo là khi nào?

Một trong những thời điểm “vàng” mà doanh nghiệp có thể lựa chọn để thực hiện gửi thông báo tri ân tới khách hàng là từ 7 – 10 ngày trước khi diễn ra sự kiện. Mẫu thông báo được gửi đi đúng thời điểm sẽ giúp khách hàng chuẩn bị sẵn tâm lý, sắp xếp thời gian phù hợp để tham dự chương trình.

2.Các bước thực hiện mẫu thông báo chương trình tri ân khách hàng

Một bản thông báo chương trình tri ân dành cho khách hàng từ lúc lên ý tưởng cho tới khi được đi vào triển khai cần trải qua một quy trình gồm 4 bước như sau:

• Bước 1: Lấy ý kiến từ sếp, tham gia thảo luận để thống nhất mẫu chung

Các phòng ban liên quan có nhiệm vụ lên ý tưởng về các hoạt động sẽ triển khai trong tháng tri ân khách hàng, chi phí tổ chức, địa điểm, thời gian, khách mời gồm những ai… để trình lên sếp. Thông qua những nhận xét và ý kiến từ sếp tổng sẽ có những chỉnh sửa về các nội dung trên sao cho hợp lý.

• Bước 2: Hệ thống, lên nội dung của thông báo chương trình

Tóm tắt lại những nội dung cần có ở một văn bản thông báo. Sau đó, lên bố cục những nội dung quan trọng cần ưu tiên. Từ việc lên được bố cục, người soạn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều trong việc triển khai nội dung hoàn thiện mẫu thông báo chương trình tri ân khách hàng của công ty.

• Bước 3: Trình bày mẫu thông báo trên các giao diện hợp lý

Sau khi đã lên được nội dung bản thông báo hoàn chỉnh, bước tiếp theo, người thực hiện sẽ chỉnh sửa mẫu thông báo sao cho cân đối, phông chữ và kiểu chữ phù hợp, độ rộng khoảng cách giữa các dòng đã phù hợp hay chưa? hay có lỗi chính tả nào không?…Sau đó sẽ tiến hành trình lên sếp.

• Bước 4: Chỉnh sửa lần cuối, trình sếp ký (đóng dấu)

Mẫu thông báo sau khi trình lên sẽ chỉnh sửa theo những góp ý của sếp để hoàn thiện nhất. Nếu đạt yêu cầu sẽ được sếp ký duyệt và đưa vào triển khai thông báo tới khách hàng.

Trong trường hợp không được sếp duyệt, mẫu thông báo cần được chỉnh sửa lại lần nữa, thậm chí là viết lại, vì vậy mà bước 1 tiếp nhận thông tin, tiếp nhận yêu cầu rất quan trọng, cần người biên soạn phải thật kĩ lưỡng, tập trung.

3.Các hình thức gửi mẫu thông báo chương trình tri ân khách hàng phổ biến

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những cách để truyền đạt tình cảm, lời tri ân của mình tới khách hàng là không giống nhau. Dưới đây là một số hình thức thông báo thường được sử dụng nhiều nhất hiện nay mà các doanh nghiệp có thể tham khảo như:

• Thông báo chương trình tri ân khách hàng qua thư

Thông báo chương trình tri ân cho khách hàng qua thư là một trong những mẫu thông báo khá truyền thống vẫn được duy trì cho tới hiện tại. Đây được coi là một mẫu thông báo lịch sự của doanh nghiệp dành cho khách hàng, giúp khách hàng cảm nhận được sự quan tâm đặc biệt của doanh nghiệp dành cho mình.

– Hình thức: Mẫu thông báo loại này thường được thiết kế dưới dạng thiệp mời hoặc thư ngỏ, trên đó có ghi cụ thể nội dung cùng thời gian diễn ra sự kiện, logo công ty thường được đính kèm ở thiệp hoặc thư.

– Ưu điểm: Hình thức gửi thông thông báo này sẽ khiến cho khách hàng cảm nhận được sự chăm sóc đặc biệt từ doanh nghiệp dành cho mình, gia tăng sự trung thành của khách đối với doanh nghiệp.

– Ứng dụng: Loại hình thông báo tri ân qua thư nên áp dụng với những doanh nghiệp có phân khúc sản phẩm cao cấp, khách hàng là những người có thu nhập từ khá trở lên. Lúc đó, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng hơn.

– Thông báo chương trình tri ân KH trên Fanpage

Thông qua Fanpage, người tiêu dùng có thể dễ dàng nắm bắt được những thông tin sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi hay những tin tức mới nhất về doanh nghiệp. Chính vì vậy, mẫu thông báo chương trình tri ân trên Fanpage cũng là một lựa chọn mà hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng.

– Ưu điểm: Các công ty chỉ cần đăng tải nội dung lên duy nhất một lần đã có thể tiếp cận được đông đảo khách hàng, vì mọi người có thói quen truy cập Facebook hàng ngày. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn thời gian, công sức và tiền bạc.

– Ứng dụng: Mẫu thông báo dạng này thường phù hợp đối với đối tượng khách hàng là những người trẻ, thời gian sử dụng mạng xã hội nhiều.

– Thông báo chương trình tri ân trên Website công ty

Website là nơi đăng tải đầy đủ nhất những thông tin, kiến thức về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những kênh thông tin được sử dụng khá phổ biến hiện nay.

– Ưu điểm: Những bài đăng trên website thường được lưu trữ mãi mãi và điều đó cũng tạo thêm độ tin cậy cho khách hàng về sau. Họ sẽ ấn tượng trước một công ty chuyên nghiệp, biết quan tâm đến khách hàng.

– Ứng dụng: Mẫu thông báo dạng này thường phù hợp đối với các công ty có lượng khách hàng truy cập vào website lớn. Tuy nhiên, thực tế hiện nay, hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều có thể sử dụng hình thức này.

Trên đây là tổng hợp những mẫu thông báo chương trình tri ân khách hàng mà các công ty, doanh nghiệp có thể tham khảo. Hi vọng rằng với những thông tin mà Vuông Tròn vừa chia sẻ, bạn sẽ có được lựa chọn tốt nhất dành cho doanh nghiệp của mình.